Khi bạn đang lên kế hoạch đi du lịch nước ngoài, bạn phải tính đến nhiều thứ. Bắt đầu từ việc bạn có được phép nhập cảnh vào quốc gia mà bạn sẽ ở hay không và trong bao lâu. Nếu bạn đến từ một quốc gia không có nhiều quyền tự do đi lại ở nước ngoài, thì rất có thể bạn sẽ cần thị thực.
Đây là trường hợp của nhiều công dân không thuộc EU muốn vào EU hoặc các nước thuộc khu vực Schengen. Những người này sẽ cần thị thực Schengen để vào bất kỳ quốc gia tham gia nào. Nhưng xin thị thực Schengen là một quá trình lâu dài và bạn với tư cách là người nộp đơn sẽ cần nhiều giấy tờ hồ sơ và các bước để có được nó. Một trong những điều quan trọng nhất bạn phải chứng minh là bạn sẽ không ở lại bất hợp pháp tại bất kỳ quốc gia nào trong khu vực Schengen. Chính vì vậy, việc có thư mời xin visa Schengen là vô cùng có lợi và giúp ích rất nhiều cho bộ hồ sơ của bạn.
Contents
Thư mời xin Visa là gì?
Thư mời thị thực là một bức thư được viết bởi người mà bạn đang đến sống ở quốc gia Schengen mà bạn muốn đến. Người mà bạn đến đang mời bạn ở lại với họ và theo mặc định, họ đảm bảo rằng bạn sẽ không ở lại đất nước này một cách bất hợp pháp.
Ví dụ: nếu bạn đến thăm một người bạn ở Đức, họ sẽ gửi cho bạn một lá thư mời ở lại với họ vào những ngày cụ thể. Họ sẽ mô tả mối quan hệ họ có với bạn và nói rằng họ sẽ hỗ trợ tài chính cho bạn nếu bạn không thể hỗ trợ trong thời gian bạn ở trong nước.
Bạn phải đính kèm thư mời với phần còn lại của các tài liệu trong đơn đăng ký của bạn, mà bạn sẽ cung cấp cho Đại sứ quán. Thư mời là một trợ thủ đắc lực cho hồ sơ của bạn vì Đại sứ quán sẽ biết rằng bạn không chỉ đến nước này mà không có mục đích. Bức thư sẽ cho họ biết lý do bạn đi và bạn đang gặp ai.
Vì vậy, trong trường hợp bạn không về nước trong khung thời gian quy định, cơ quan chức năng sẽ biết bạn ở lại bất hợp pháp, nhưng họ cũng sẽ có thông tin liên lạc của người bạn ở cùng. Đó là cách họ có thể tìm thấy bạn và thực hiện các biện pháp cần thiết nếu bạn ở quá hạn Visa Schengen.
Nếu bạn dự định đi du lịch với một mục đích cụ thể đến các quốc gia thuộc khu vực Schengen, bạn phải chắc chắn rằng mình có thư mời. Bức thư sẽ giúp Đại sứ quán cấp Visa Schengen cho bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Làm thế nào để viết một thư mời?
Viết một lời mời không phải là một nhiệm vụ rất phức tạp. Miễn là bức thư bao gồm tất cả các thông tin cần thiết, bạn hoặc người mời bạn sẽ không gặp khó khăn khi viết nó. Một số người chọn tự viết, nhưng nhiều người chọn dịch vụ viết thư mời của Visa Miha để nhận thư mời. Với một khoản phí nhỏ, bạn có thể nhờ các chuyên gia viết thư và gửi thư trong vòng vài ngày.
Để có thể viết một lá thư mời hay, bạn có thể làm theo những lời khuyên dưới đây.
Viết tất cả các thông tin cần thiết
Các thông tin bắt buộc tùy thuộc vào mục đích chuyến thăm của bạn có thể bao gồm:
- Ngày bức thư được viết
- Tên Đại sứ quán
- Thông tin liên lạc của Đại sứ quán (số điện thoại và địa chỉ)
- Lời chào và phát biểu khai mạc
- Tên người mời
- Tình trạng của người mời tại quốc gia Schengen (công dân hoặc thường trú nhân)
- Thông tin liên hệ của người mời (số điện thoại, địa chỉ và email)
- Tên người nộp đơn
- Số hộ chiếu của người nộp đơn
- Mục đích của chuyến đi
- Mối quan hệ với người mời
- Ngày đi du lịch
- Hành trình du lịch
- Lời chào cuối thư
- Chữ ký của người mời
- Tài liệu đính kèm cần thiết hoặc bao vây
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng
Ngoài các thông tin và tài liệu cần thiết, bạn cũng phải sử dụng ngôn ngữ trang trọng trong thư mời. Bạn phải thể hiện rằng bạn hiểu tầm quan trọng của Đại sứ quán và bạn tôn trọng thẩm quyền của họ.
Thư mời không được sử dụng ngôn ngữ thông tục hoặc bất kỳ thành ngữ hoặc ẩn dụ địa phương nào. Bức thư phải thẳng thắn, không tô điểm, để thể hiện ý định nghiêm túc đến thăm đất nước và cũng như trở về quê hương của bạn. Để cho thấy điều này có thể được diễn đạt như thế nào, chúng tôi đã bao gồm các mẫu thư mời bên dưới.
Các loại thư mời đến Đại sứ quán là gì?
Vì có nhiều lý do khiến bạn muốn đi du lịch đến một quốc gia thuộc khối Schengen, nên cũng có nhiều loại thư mời. Mỗi loại thư mời cũng sẽ yêu cầu các tài liệu hỗ trợ bổ sung để chứng minh rằng những gì được viết trong thư là đúng. Các Đại sứ quán rất đặc biệt về vấn đề này và họ sẽ không xem xét thư mời mà không có tài liệu hỗ trợ cho yêu cầu của nó. Dưới đây chúng tôi đã biên soạn một danh sách các loại thư mời khác nhau với các mô tả về chúng và các tài liệu cần thiết.
Thư mời từ gia đình hoặc bạn bè cho mục đích du lịch
Một lý do rất phổ biến mà mọi người đi du lịch đến khu vực Schengen là để thăm người thân hoặc bạn bè. Đây cũng được xem như là loại visa dành cho du lịch tại một quốc gia cụ thể. Vì vậy, đối với thư mời xin visa du lịch, gia đình hoặc bạn bè phải viết nó cho bạn. Bức thư phải nêu rõ rằng bạn là người thân hoặc bạn bè của người đó và bạn sẽ đến thăm trong một khoảng thời gian cụ thể.
Là một tài liệu hỗ trợ cho thư mời này, bạn phải đính kèm bằng chứng về mối quan hệ với người đó và nêu rõ thời hạn, mục đích và tình trạng tài chính mà bạn có.
Bức thư này có thể là của vợ/chồng bạn là công dân thuộc khu vực EU hoặc Schengen, cha mẹ hoặc con cái của bạn. Đối với mỗi người, bạn phải đính kèm giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy khai sinh hợp lệ để chứng minh mối quan hệ của bạn.
Thư mời công tác xin thị thực Schengen
Nhiều người cần đến một quốc gia thuộc khối Schengen vì mục đích kinh doanh . Bạn có thể có một cuộc họp với một nhà đầu tư tiềm năng hoặc với các đối tác nước ngoài của bạn. Vì điều này, bạn sẽ cần một thư mời kinh doanh.
Bức thư phải nêu rõ mối quan hệ kinh doanh mà bạn có với người bạn đang đến thăm và những gì bạn sẽ làm trong thời gian bạn ở trong nước. Bạn nên đính kèm lịch trình hoạt động kinh doanh vào thư mời để bạn có thể trình bày những gì bạn dự định thực hiện trong thời gian ở đó.
Bạn cũng phải đính kèm thư của chủ lao động xác nhận rằng bạn là nhân viên của một công ty cụ thể và thông tin chi tiết về công việc của bạn. Điều này bao gồm vị trí công việc của bạn, ngày làm việc, mức lương và lý do tại sao bạn cần phải rời khỏi đất nước vì mục đích kinh doanh.
Thư bảo lãnh xin Visa Schengen
Bên cạnh việc đến một quốc gia thuộc khối Schengen để kinh doanh, bạn có thể được mời tham dự một hội nghị để thuyết trình, phát biểu hoặc tham dự một triển lãm thương mại. Thư mời phải từ người hoặc công ty tài trợ cho bạn để đi đến hoạt động này. Ban tổ chức hội nghị, triển lãm thương mại phải viết thư mời và ghi rõ tên bạn vào đó.
Bức thư phải nêu lý do tại sao bạn là người phù hợp cho sự kiện này và các chi tiết khác như lịch trình, ngày tổ chức hội nghị và nơi bạn sẽ ở. Người bảo trợ cũng phải viết, liệu họ có trả tiền cho bạn khi tham gia hay họ sẽ trang trải các chi phí của bạn.
Cuối cùng, bức thư phải thể hiện rõ ràng thông tin liên lạc và giấy chứng nhận đăng ký của công ty hoặc người tài trợ cho bạn cho sự kiện này.
Tìm hiểu cách viết thư bảo trợ cho đơn xin thị thực
Thư mời học đại học hoặc cao đẳng
Nếu bạn đến khu vực Schengen để học đại học hoặc cao đẳng, bạn phải chứng minh điều đó. Để làm như vậy, tổ chức bạn sẽ theo học phải gửi cho bạn một lá thư chấp nhận mời bạn tham gia cùng họ. Bức thư phải có tất cả các chi tiết về thời gian lưu trú của bạn ở đó, bao gồm chuyên ngành của bạn, thời gian học, cách thức tài trợ cho việc học, nơi bạn sẽ ở, v.v.
Thư mời nhập viện
Bạn có thể cần thị thực Schengen vì bạn đang gặp vấn đề về sức khỏe và bạn cần điều trị ở nước ngoài. Không có gì lạ khi những người từ các quốc gia ngoài EU tìm kiếm sự trợ giúp y tế ở các quốc gia Schengen do mức độ phát triển cao ở đó.
Nếu bạn sẽ được điều trị y tế, bạn phải có thư mời từ bác sĩ của bạn. Bác sĩ phải đại diện cho một bệnh viện ở quốc gia thuộc khối Schengen. Bức thư phải nêu rõ tình trạng sức khỏe của bạn và lý do tại sao bạn cần đến bệnh viện cụ thể đó và ngày điều trị của bạn. Thư mời không thể nói rằng việc điều trị của bạn sẽ vô thời hạn vì khi đó Đại sứ quán sẽ không biết khi nào hoặc liệu bạn có trở về nước hay không.
Bức thư cũng phải nêu rõ chi phí điều trị của bạn sẽ được thanh toán như thế nào và ai sẽ chịu trách nhiệm. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đính kèm tất cả các tài liệu y tế có liên quan và thư mời của bệnh viện để có cơ hội nhận được thị thực cao hơn.
Mẫu thư mời
Mẫu thư mời xin visa thăm thân
Mẫu thư mời dưới đây trình bày một thư mời điển hình cho thị thực du lịch hoặc thị thực thăm thân từ một người bạn.
Đến: Ngày:
Viên chức nhập cư
[Tên Đại sứ quán]
[Địa chỉ Đại sứ quán]
[Số điện thoại Đại sứ quán]
V/v: Thư mời cho [Tên người nộp đơn] với Hộ chiếu số __________________
Kính thưa Ông/Bà,
Tôi, [Tên người mời] hiện đang cư trú tại [Địa chỉ của người mời] và là công dân/thường trú nhân của [Tên quốc gia] , viết thư này để hỗ trợ đơn xin thị thực của bạn tôi , [Tên người nộp đơn].
Mục đích chuyến thăm của bạn tôi, [Tên người nộp đơn] là đến thăm tôi và tham gia vào hoạt động du lịch ở [Tên quốc gia]. Tình bạn lâu năm của chúng tôi đã trải qua khoảng cách và thời gian, và chúng tôi muốn nhân chuyến thăm của bạn tôi để kết nối lại và chia sẻ những kỷ niệm xưa.
[Tên người nộp đơn] và tôi đã là bạn của nhau [điền số năm hoặc khoảng thời gian]. Chúng tôi đã [cung cấp mô tả về các hoạt động hoặc sự kiện khác mà bạn đã tham dự/thực hiện cùng nhau]. Điều này đã dẫn đến việc chúng tôi phát triển một mối quan hệ thân thiết và chúng tôi đã giữ liên lạc kể từ đó.
[Tên của người nộp đơn] sẽ đến thăm trong những ngày sau: từ [Cung cấp ngày bắt đầu chuyến thăm ở định dạng DD/MM/YY] đến [Cung cấp ngày kết thúc chuyến thăm ở định dạng DD/MM/YY].
Trong các ngày chuyến đi được chỉ định ở trên, chúng tôi sẽ đến thăm [Specify city/place names]. Ngoài ra, [Tên người đăng ký] sẽ ở tại [Cung cấp địa chỉ của người mời hoặc địa chỉ khách sạn]. Chuyến đi sẽ được tài trợ thông qua [Cung cấp phương tiện tài trợ].
Tài liệu đính kèm:
- Bản sao hộ chiếu của người mời
- Bản sao ID khác của người mời
- Bằng chứng về mối quan hệ (bạn có thể đính kèm hình ảnh của các sự kiện với nhau hoặc các tài liệu hỗ trợ khác)
- Bằng chứng về chỗ ở
- Bằng chứng về việc trở về nước (hợp đồng lao động, quyền sở hữu tài sản, hợp đồng cho thuê, v.v.)
- Các tài liệu áp dụng khác
Chúng tôi chân thành yêu cầu bạn xem xét đơn xin thị thực của [Tên người nộp đơn] và vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào tại [Số điện thoại của người mời] hoặc [E-mail của người mời].
Trân trọng,
[Chữ ký của người mời]
[Tên của người mời]
[Địa chỉ của người mời]
[Số điện thoại của người mời]
[Email của người mời]
Mẫu thư mời xin Visa thăm thân cho bố mẹ
Đến: Ngày:
Viên chức nhập cư
[Tên Đại sứ quán]
[Địa chỉ Đại sứ quán]
[Số điện thoại Đại sứ quán]
V/v: Thư mời cho [Tên người nộp đơn] với Hộ chiếu số __________________
Kính thưa Ông/Bà,
Tôi, [Tên người mời] hiện đang cư trú tại [Địa chỉ của người mời] và là công dân/thường trú nhân của [Tên quốc gia] , viết thư này để hỗ trợ đơn xin thị thực của cha mẹ tôi [mẹ/cha], [Tên người nộp đơn] .
Mục đích chuyến thăm của cha mẹ tôi, [Tên người nộp đơn] là đến thăm tôi ở [Tên quốc gia] . Chúng tôi đã không gặp nhau trong [Cho biết khoảng thời gian] và sẽ rất cảm kích nếu chúng tôi có thể dành thời gian cho nhau. Tôi đã muốn cho cha mẹ mình, [Tên người đăng ký], thấy cuộc sống mà tôi đã xây dựng [Tên quốc gia] trong một thời gian rất dài và sẽ đánh giá cao cơ hội được kết nối lại. Chúng tôi có một mối quan hệ rất thân thiết và thậm chí từ xa, chúng tôi liên tục giữ liên lạc.
[Tên của người nộp đơn] sẽ đến thăm trong những ngày sau: từ [Cung cấp ngày bắt đầu chuyến thăm ở định dạng DD/MM/YY] đến [Cung cấp ngày kết thúc chuyến thăm ở định dạng DD/MM/YY] .
Trong các ngày chuyến đi được chỉ định ở trên, chúng tôi sẽ đến thăm [Specify city/place names] . Ngoài ra, [Tên người nộp đơn] sẽ ở tại [Cung cấp địa chỉ của người mời hoặc địa chỉ khách sạn] . Chuyến đi sẽ được tài trợ thông qua [Cung cấp phương tiện tài trợ].
Tài liệu đính kèm:
- Bản sao hộ chiếu của người mời
- Bản sao ID khác của người mời
- Bằng chứng về mối quan hệ (giấy khai sinh và các tài liệu khác)
- Bằng chứng về chỗ ở
- Bằng chứng về việc trở về nước (hợp đồng lao động, quyền sở hữu tài sản, hợp đồng cho thuê, v.v.)
- Các tài liệu áp dụng khác
Chúng tôi chân thành yêu cầu bạn xem xét đơn xin thị thực của [Tên người nộp đơn] và vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào tại [Số điện thoại của người mời] hoặc [E-mail của người mời].
Trân trọng,
[Chữ ký của người mời]
[Tên của người mời]
[Địa chỉ của người mời]
[Số điện thoại của người mời]
[Email của người mời]
Lưu ý: Các mẫu thư thị thực trên cũng có thể được sử dụng cho thị thực du lịch Hoa Kỳ và thị thực các quốc gia khác.
Hoàng Minh Hân
Hoàng Minh Hân có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực làm dịch vụ visa và thủ tục pháp lý cả trong và ngoài nước, hiện tại đang là một Founder và CEO cho công ty TNHH Dịch vụ Visa MIHA, xây dựng chuỗi dịch vụ visa toàn diện dành cho người Việt Nam và người nước ngoài.
Đồng thời, tôi cũng có kinh nghiệm giải quyết thành công hàng trăm hồ sơ khó cho khách hàng khi xin visa du lịch, thăm thân hay định cư ở các quốc gia Mỹ, Úc, Canada, Châu Âu.
Bài viết liên quan: